Matrice d’Eisenhower sur Excel : prioriser ses tâches selon l’urgence et l’importance
La matrice d'Eisenhower expliquée et appliquée sur Excel : définitions de l'urgent et de l'important, tableau qui classe les tâches automatiquement, vue en quatre cases avec FILTRE, mesure du temps et exemple d'une boutique.
La matrice d’Eisenhower classe les tâches en quatre cases selon deux questions, est-ce urgent et est-ce important, pour décider quoi faire tout de suite, quoi planifier, quoi déléguer et quoi abandonner. Sur Excel, il suffit de lister les tâches et de répondre aux deux questions : les formules placent chaque tâche dans sa case et montrent la part de la semaine consacrée à ce qui fait réellement avancer l’activité. Ce guide présente les définitions, le modèle et un exemple chiffré.
Les quatre cases
| Case | Urgent ? | Important ? | Action | Exemples |
|---|---|---|---|---|
| 1. Faire | Oui | Oui | Traiter maintenant, soi-même | Panne d’équipement, déclaration à déposer demain |
| 2. Planifier | Non | Oui | Bloquer une date et une heure | Revoir ses prix, former l’équipe, préparer la saison |
| 3. Déléguer | Oui | Non | Confier ou regrouper | Messages courants, rangement, appels simples |
| 4. Abandonner | Non | Non | Supprimer ou reporter sans date | Rapports que personne ne lit, réunions sans ordre du jour |
Urgent et important : des définitions claires
- Urgent : une échéance proche ou une vraie conséquence en cas d’attente, par exemple sous 48 heures. Une notification n’est pas une urgence.
- Important : contribue à vos objectifs, à vos clients, à votre trésorerie ou à vos obligations légales. Demandez-vous : dans six mois, est-ce que cela aura compté ?
Écrivez ces définitions dans le classeur : la matrice ne fonctionne que si vous répondez toujours de la même façon.
Le modèle sur Excel
Créez un tableau nommé Tâches avec les colonnes Tâche, Urgent (Oui/Non), Important (Oui/Non), Responsable, Échéance, Minutes et Statut. La case se calcule :
=SI([@Important]="Oui";SI([@Urgent]="Oui";"1 Faire";"2 Planifier");SI([@Urgent]="Oui";"3 Déléguer";"4 Abandonner"))
Sur un deuxième onglet, dessinez une grille 2 × 2 et remplissez chaque case avec FILTRE (Excel 365 ou Google Sheets) :
=FILTRE(Tâches[Tâche];(Tâches[Case]="2 Planifier")*(Tâches[Statut]<>"Fait");"Vide")
L’urgence peut aussi se déduire de l’échéance : =SI([@Échéance]-AUJOURDHUI()<=2;"Oui";"Non"), pour que les tâches passent d’elles-mêmes dans la ligne urgente quand la date approche.
Mesurer où va votre temps
Avec les minutes estimées, la part de la case 2 dans le temps prévu est :
=SOMME.SI.ENS(Tâches[Minutes];Tâches[Case];"2 Planifier")/SOMME(Tâches[Minutes])
Si la case 2 reste proche de zéro semaine après semaine, l’entreprise est pilotée par les urgences. Augmenter cette part est le véritable objectif de la matrice.
Exemple : la semaine d’une gérante de boutique de vêtements
| Case | Tâches | Temps prévu |
|---|---|---|
| 1 Faire | Faire réparer le terminal de paiement, réassortir un modèle en rupture, déposer une déclaration qui arrive à échéance | 5 h |
| 2 Planifier | Revoir les prix après la hausse des fournisseurs, former une nouvelle vendeuse, préparer les soldes, mettre à jour le plan de trésorerie | 8 h |
| 3 Déléguer | Répondre aux messages courants, ranger la réserve, publier les horaires | 5 h |
| 4 Abandonner | Refaire le logo une troisième fois, un webinaire facultatif | 2 h |
Sur 20 heures prévues, 8 (40 %) vont à la case 2. La révision des prix est la plus rentable : les coûts ont augmenté et chaque semaine de retard rogne la marge. La gérante bloque le mardi matin pour cela, confie la case 3 à sa vendeuse et abandonne la case 4, ce qui libère 7 heures.
La revue de la semaine
- Videz votre tête : notez toutes les tâches en cours dans le tableau.
- Répondez urgent et important pour chaque nouvelle tâche.
- Placez les tâches de la case 2 dans l’agenda avec une heure précise.
- Confiez celles de la case 3 à quelqu’un, avec une date.
- Supprimez celles de la case 4 sans regret.
Les tâches du jour passent ensuite dans la liste de tâches ; une équipe peut suivre les mêmes priorités sur un tableau Kanban. La case 2 est celle des objectifs de long terme : reliez-la à la fiche objectifs personnels ou au tableau OKR. Retrouvez d’autres guides dans Gestion de projet.
Questions fréquentes
Quelle est la case la plus importante ?
La case 2, important mais pas urgent. Ce qui y est fait évite une bonne partie des urgences de la case 1.
Et si je n’ai personne à qui déléguer ?
Regroupez les tâches de la case 3 sur un créneau fixe, automatisez-les avec des modèles ou des outils, ou demandez-vous si elles sont vraiment nécessaires.
À quelle fréquence utiliser la matrice ?
Une revue complète chaque semaine et un coup d’œil chaque matin pour choisir les priorités du jour.
Peut-on l’utiliser dans Google Sheets ?
Oui. FILTER, SUMIFS et les listes déroulantes y fonctionnent de la même façon.