Planilha de avaliação de fornecedores: critérios com peso, custo total e classificação
Planilha de avaliação de fornecedores para pequenas empresas: requisitos eliminatórios, critérios com peso, custo total em vez de preço unitário, classificação aprovado ou reprovado, exemplo de uma gráfica e acompanhamento de entregas e notas.
Uma planilha de avaliação de fornecedores compara os candidatos pelos critérios que importam para o seu negócio, dá uma nota ponderada a cada um e olha o custo total, não só o preço unitário. Ela transforma uma escolha feita no feeling em uma decisão justificada e, com um acompanhamento mensal, continua controlando o fornecedor escolhido. Empresas com sistema de qualidade como a ISO 9001 precisam desse tipo de avaliação. Este guia mostra o método, as fórmulas e um exemplo.
Passo 1: requisitos eliminatórios
Antes de dar notas, elimine quem não atende a um requisito inegociável:
- Capacidade de entregar o volume e a frequência necessários.
- Documentação em dia, como regularidade fiscal e licenças exigidas no setor.
- Entrega no seu endereço dentro do horário combinado.
- Condições de pagamento aceitáveis e emissão correta de nota fiscal.
Quem falha em um deles está fora, por mais barato que seja.
Passo 2: critérios e pesos
| Critério | O que avaliar | Peso |
|---|---|---|
| Preço | Custo total: preço, frete, pedido mínimo, descontos | 30 % |
| Qualidade | Amostras, padronização, índice de devoluções | 30 % |
| Prazo de entrega | Cumprimento de prazos, entregas urgentes | 20 % |
| Condições | Prazo de pagamento, trocas | 10 % |
| Atendimento | Agilidade, vendedor dedicado, solução de problemas | 10 % |
Dê nota de 1 a 5 em cada critério e registre a evidência: orçamento, teste de amostra, referência de outros clientes. Defina os pesos antes de receber os orçamentos.
Passo 3: fórmulas e classificação
- Nota ponderada, com os pesos em B2:F2 e as notas de um fornecedor na linha 5:
=SOMARPRODUTO($B$2:$F$2;B5:F5) - Custo mensal total:
=Preço*QuantidadeMês+Frete*EntregasMês - Classificação:
=SE(G5>=3,8;"Aprovado";SE(G5>=3;"Aprovado com ressalvas";"Reprovado"))
Os limites da classificação são definidos por você; o importante é usar os mesmos para todos.
Exemplo: gráfica rápida avalia fornecedores de papel
| Fornecedor | Preço | Qualidade | Prazo | Condições | Atendimento | Nota | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 3 | 4 | 3 | 3 | 3,50 | Com ressalvas |
| B | 3 | 5 | 4 | 4 | 4 | 4,00 | Aprovado |
| C | 5 | 3 | 2 | 3 | 2 | 3,30 | Com ressalvas |
O fornecedor C é o mais barato, mas atrasa entregas; para uma gráfica que promete prazo ao cliente, papel atrasado é pedido perdido. O papel de B custa cerca de 5 % a mais, uns R$ 400 por mês em compras de R$ 8.000, mas não causa perdas na impressão e o fornecedor dá 28 dias para pagar. B vira o fornecedor principal e A fica como reserva, com a meta de melhorar a qualidade.
Passo 4: acompanhamento mensal
Escolher é só metade do trabalho. Registre cada entrega (data, fornecedor, no prazo sim ou não, problema, nota fiscal correta sim ou não) e calcule todo mês:
- Entregas no prazo:
=CONT.SES(Entregas[Fornecedor];A2;Entregas[NoPrazo];"Sim")/CONT.SE(Entregas[Fornecedor];A2) - Ocorrências:
=CONT.SES(Entregas[Fornecedor];A2;Entregas[Problema];"<>") - Notas fiscais corretas: proporção das notas que batem com o pedido e com o recebido.
Os pedidos ficam melhor controlados na planilha de pedido de compra e na planilha de controle de pedidos, que facilitam conferir pedido, entrega e nota. Os níveis de estoque são acompanhados na planilha de controle de estoque.
Boas práticas
- Peça pelo menos três orçamentos para compras recorrentes.
- Compare em igualdade: mesma quantidade, mesma especificação, mesmo frete.
- Refaça a avaliação uma vez por ano ou quando os preços subirem muito.
- Mantenha um fornecedor reserva para itens críticos.
Veja outros guias em Operações e RH.
Perguntas frequentes
Quais critérios usar na avaliação de fornecedores?
Em geral custo total, qualidade, prazo de entrega, condições e atendimento; inclua os específicos do seu setor, como certificações ou origem dos produtos.
A avaliação de fornecedores é obrigatória?
Por lei, em geral não; mas sistemas de gestão da qualidade como a ISO 9001 exigem avaliar fornecedores com critérios definidos.
Com que frequência avaliar?
Acompanhe mensalmente e refaça a avaliação completa pelo menos uma vez por ano.
Funciona no Google Sheets?
Sim. SUMPRODUCT, IF e COUNTIFS funcionam da mesma forma.