Modèle de facture Excel : mentions obligatoires, formules, suivi des paiements et facture électronique

Réponse rapide : un modèle de facture sur Excel contient vos coordonnées complètes (dénomination, adresse, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire), celles du client, un numéro unique et chronologique, la date d’émission et la date de la vente ou de la prestation, le détail des lignes (désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA), les totaux HT, TVA et TTC, la date d’échéance, le taux des pénalités de retard et, entre professionnels, l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Un registre des factures émises permet ensuite de suivre les paiements.

Attention au calendrier : depuis le 1^er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME et micro-entreprises devront les émettre au format électronique à partir du 1^er septembre 2027 pour leurs opérations concernées. Un modèle Excel reste utile en attendant et pour certains usages, détaillés plus bas. Les montants de l’exemple sont fictifs ; pour un cas particulier, rapprochez-vous de votre expert-comptable.

Les mentions obligatoires d’une facture

La réforme de la facturation électronique ajoute quatre mentions, applicables selon le même calendrier que l’obligation d’émission : le SIREN du client, l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation, la nature des opérations (livraisons de biens, prestations de services ou les deux) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits. Prévoir dès maintenant ces champs dans le modèle facilite la transition.

Étape 1 : préparer les feuilles Clients et Articles

Créez un tableau Clients (nom, SIREN, n° TVA, adresse de facturation, adresse de livraison, délai de paiement convenu) et un tableau Articles (référence, désignation, unité, prix unitaire HT, taux de TVA). Dans la facture, le client et les références se choisissent par liste déroulante, et le reste se remplit avec RECHERCHEX.

Étape 2 : les lignes et les totaux

Les lignes commencent en ligne 20 : A référence, B désignation, C quantité, D prix unitaire HT, E remise %, F taux de TVA, G montant HT.

• Désignation (B20) : =SI(A20="";"";RECHERCHEX(A20;Articles[Référence];Articles[Désignation]))
• Prix unitaire HT (D20) et taux de TVA (F20) : même logique.
• Montant HT (G20) : =SI(A20="";"";ARRONDI(C20*D20*(1-E20);2))
• Total HT : =SOMME(G20:G39)
• TVA par taux (une ligne par taux utilisé) : =ARRONDI(SOMME.SI(F20:F39;20%;G20:G39)*20%;2), puis 10 %, 5,5 %, 2,1 % si nécessaire.
• Total TTC : total HT + lignes de TVA.

Exemple : prestation d’un graphiste

Si ce graphiste relève de la franchise en base de TVA, il n’ajoute pas de TVA, facture 1 700,00 € et indique « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Étape 3 : numérotation et dates

• Numéro : la séquence doit être chronologique et continue, sans trou. Un format avec l’année est pratique, par exemple F2026-0042 : ="F"&ANNEE(H3)&"-"&TEXTE(H2;"0000"), avec la date en H3 et le rang en H2. Le rang suivant se calcule depuis le registre : =MAX(Registre[Rang])+1.
• Ne supprimez jamais une facture émise : une erreur se corrige par une facture d’avoir, qui porte son propre numéro.
• Échéance : =H3+Délai, avec le délai du client. Entre professionnels, le délai convenu ne peut en principe pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission (ou 45 jours fin de mois si c’est convenu) ; à défaut d’accord, il est de 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.

Étape 4 : le registre des factures émises

Après chaque facture, ajoutez une ligne dans le tableau Registre : numéro, rang, date, client, total HT, TVA, TTC, échéance, date de paiement, montant payé, statut. Formules utiles :

• Reste dû : =[@TTC]-[@[Montant payé]]
• Statut : =SI([@[Reste dû]]<=0;"Payée";SI(AUJOURDHUI()>[@Échéance];"En retard";"À échoir"))
• Jours de retard : =SI([@Statut]="En retard";AUJOURDHUI()-[@Échéance];0)
• Encours clients en retard : =SOMME.SI.ENS(Registre[Reste dû];Registre[Statut];"En retard")
• Contrôle de la séquence : =MAX(Registre[Rang])-NB(Registre[Rang]) doit être égal à 0 si la numérotation commence à 1 ; une autre valeur signale un trou ou un doublon.

Les encaissements attendus alimentent ensuite votre plan de trésorerie sur Excel, et les paiements en espèces se reportent dans le livre de caisse.

Pénalités de retard

Entre professionnels, le taux des pénalités doit figurer sur la facture. Il ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal ; à défaut de mention, c’est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points qui s’applique. S’y ajoute l’indemnité forfaitaire de 40 € par facture payée en retard.

Calcul indicatif dans le registre : =ARRONDI([@[Reste dû]]*Taux*[@[Jours de retard]]/365;2). Pour la facture de 2 040,00 € TTC, réglée avec 20 jours de retard et un taux contractuel de 12 % par an : 2 040 × 12 % × 20 / 365 = 13,41 €, plus 40 € d’indemnité.

Excel et la facture électronique

Une facture électronique n’est pas un PDF envoyé par e-mail : c’est une facture émise, transmise et reçue dans un format structuré via une plateforme agréée. Concrètement, pour une PME :

• Jusqu’à son échéance d’émission, un modèle Excel exporté en PDF reste utilisable pour facturer, à condition de comporter les mentions obligatoires.
• Ensuite, les factures entre entreprises assujetties établies en France devront passer par une plateforme agréée. Excel restera utile pour préparer les données, suivre les paiements et analyser le chiffre d’affaires, mais ne sera plus l’outil d’émission pour ces opérations.
• Les ventes aux particuliers et certaines opérations internationales relèvent d’une obligation de transmission de données (e-reporting) plutôt que de la facture électronique ; renseignez-vous sur ce qui s’applique à votre activité.

Le choix d’une plateforme agréée se prépare en amont : un registre Excel propre (clients avec SIREN, articles, taux de TVA) se reprend facilement dans le nouvel outil.

Erreurs fréquentes

• Renuméroter ou supprimer une facture au lieu d’émettre un avoir.
• Oublier la date de la prestation lorsqu’elle diffère de la date d’émission.
• Arrondir la TVA ligne par ligne puis à nouveau sur le total : arrondissez de façon cohérente pour que HT + TVA = TTC.
• Omettre les pénalités et l’indemnité de 40 € sur les factures aux professionnels.
• Modifier le modèle d’une facture déjà envoyée : enregistrez chaque facture en PDF, puis repartez d’un modèle vierge.

Questions fréquentes

Une facture faite sur Excel est-elle valable ?

Oui, tant que toutes les mentions obligatoires y figurent et que la numérotation est continue, jusqu’à la date à laquelle votre entreprise doit émettre des factures électroniques pour les opérations concernées.

Faut-il établir un devis avant la facture ?

Ce n’est pas toujours obligatoire, mais c’est recommandé pour fixer le prix et le périmètre à l’avance. Le guide du modèle de devis sur Excel détaille comment le préparer.

Combien de temps conserver les factures ?

Les factures sont soumises à des durées de conservation légales, commerciales et fiscales ; conservez-les dans leur format d’origine et demandez à votre expert-comptable les durées applicables.

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