Gestion de flotte sur Excel : kilométrage, carburant, entretien, échéances et coût au kilomètre
Gérer la flotte de véhicules d'une TPE ou PME sur Excel : fiches véhicules et conducteurs, relevés de carburant et de kilométrage, entretien au kilométrage, alertes de contrôle technique et d'assurance, sinistres et amendes, coût au kilomètre par véhicule.
Un fichier de gestion de flotte sur Excel réunit tous les véhicules de l’entreprise : qui conduit quoi, kilométrage et carburant, entretiens réalisés et à venir, échéances de contrôle technique et d’assurance, sinistres et amendes, pour connaître le coût au kilomètre de chaque véhicule et ne rater aucune date. Pour une flotte de deux à vingt véhicules, un classeur bien construit suffit avant d’investir dans un logiciel de gestion de flotte. Ce guide présente les onglets, les formules et un exemple avec quatre utilitaires.
Les onglets du classeur
| Onglet | Une ligne par | Colonnes |
|---|---|---|
| Véhicules | Véhicule | Immatriculation, marque, modèle, année, carburant, conducteur attitré, achat ou location |
| Conducteurs | Personne | Nom, véhicule, catégorie et validité du permis, formations |
| Carburant | Plein | Date, immatriculation, kilométrage, litres, montant, carte carburant |
| Entretien | Intervention | Date, immatriculation, kilométrage, nature, garage, coût, prochaine échéance |
| Échéances | Obligation | Contrôle technique, assurance, contrat de location, date |
| Incidents | Événement | Date, immatriculation, conducteur, type (panne, sinistre, amende), coût, suivi |
| Synthèse | Véhicule | Kilomètres de la période, consommation, coût total, coût au km |
Utilisez des listes déroulantes pour l’immatriculation, le conducteur et le type : des noms identiques dans tous les onglets font fonctionner les totaux.
Kilométrage et consommation
- Kilométrage actuel d’un véhicule :
=MAX.SI.ENS(Carburant[Km];Carburant[Immat];A2) - Kilomètres de la période : relevé le plus haut moins le plus bas entre les dates de début et de fin.
- Consommation moyenne :
=SOMME.SI.ENS(Carburant[Litres];Carburant[Immat];A2;Carburant[Date];">="&Début;Carburant[Date];"<="&Fin)/KmPériode*100litres aux 100 km.
Comparer la consommation de véhicules identiques sur des tournées comparables fait ressortir un problème mécanique, une conduite trop énergique ou une anomalie sur la carte carburant.
Entretien et échéances
- Prochain entretien au kilométrage :
=[@KmEntretien]+[@IntervalleKm], selon le carnet du constructeur. - Statut :
=SI(KmActuel>=[@Prochain];"Dépassé";SI([@Prochain]-KmActuel<=1500;"Bientôt";"OK")) - Jours restants avant chaque échéance :
=[@Date]-AUJOURDHUI(), en orange sous 30 jours, en rouge une fois dépassée.
Suivez aussi la validité des permis. La périodicité du contrôle technique dépend du type de véhicule et de son âge ; vérifiez les règles applicables à votre flotte. Les autres équipements suivent la même logique dans le plan de maintenance préventive.
Coût au kilomètre de chaque véhicule
Coût de la période : carburant + entretien + incidents + quote-part d’assurance, de loyer ou d’amortissement. Coût au km : =CoûtTotal/KmPériode.
Exemple : quatre utilitaires d’un plombier, sur un an
| Véhicule | Km | Carburant | Entretien | Coût au km |
|---|---|---|---|---|
| Utilitaire 1 | 30 000 | 4 320 € | 1 300 € | 0,19 € |
| Utilitaire 2 | 27 000 | 3 888 € | 3 200 € | 0,26 € |
| Utilitaire 3 | 29 000 | 4 176 € | 1 150 € | 0,18 € |
| Utilitaire 4 | 11 000 | 1 584 € | 900 € | 0,23 € |
Carburant calculé sur une hypothèse de 8 l/100 km à 1,80 € le litre ; assurance et location non comprises. L’utilitaire 2 coûte plus du double des autres en entretien, et le carnet montre pourquoi : embrayage et freins la même année. L’utilitaire 4 roule à peine plus d’un tiers des kilomètres des autres : un véhicule de trop, ou des tournées mal réparties. Deux questions qui ne se posent que si les données sont réunies.
Sinistres et amendes
Notez chaque panne, sinistre ou avis de contravention avec le conducteur et l’état du dossier. Pour une infraction relevée avec un véhicule de société, le représentant légal doit désigner le conducteur dans le délai fixé par la loi : enregistrez la date de réception de l’avis pour ne pas le dépasser. Les coûts de la flotte doivent aussi figurer dans votre suivi des dépenses.
Quand passer à un logiciel
Avec beaucoup de véhicules, plusieurs conducteurs qui saisissent en même temps ou un besoin de géolocalisation, un logiciel de gestion de flotte fait gagner du temps ; des données propres dans Excel facilitent la migration. Pour un seul véhicule, le suivi des frais de voiture est plus simple. Les affectations des conducteurs se croisent avec le planning du personnel. Retrouvez d’autres guides dans Entretien de flotte.
Questions fréquentes
Que doit contenir au minimum un fichier de gestion de flotte ?
Immatriculation, conducteur, kilométrage, carburant, entretiens, échéances (contrôle technique, assurance, permis) et incidents.
À quelle fréquence relever le kilométrage ?
À chaque plein, ou au moins chaque semaine, pour que les alertes d’entretien restent fiables.
Comment contrôler les cartes carburant ?
Chaque mois, rapprochez le relevé de la carte des pleins saisis et de la consommation de chaque véhicule ; les écarts signalent une erreur ou un abus.
Peut-on utiliser Google Sheets ?
Oui, et les conducteurs peuvent saisir leurs pleins depuis leur téléphone avec un formulaire Google.