Plan de formation sur Excel : besoins, calendrier, budget et évaluation des actions
Construire le plan de formation (plan de développement des compétences) d'une TPE ou PME sur Excel : recensement des besoins, fiche de chaque action, calendrier, budget, suivi des présences et de l'efficacité, et indicateurs comme les heures par salarié.
Un plan de formation sur Excel recense les formations dont chaque salarié ou chaque poste a besoin, les planifie, les chiffre et vérifie qu’elles ont été utiles. Depuis 2019, on parle officiellement de plan de développement des compétences, mais l’outil est le même : un tableau qui remplace les formations décidées au fil de l’eau par des priorités, répartit le budget et garde la trace de ce qui a été réalisé. Ce guide détaille la méthode, les formules et un exemple de PME de 22 salariés.
Étape 1 : recenser les vrais besoins
Une formation utile part d’un écart précis, pas d’un catalogue. Les meilleures sources :
- La matrice des compétences : activités critiques avec trop peu de personnes autonomes, habilitations à renouveler.
- L’entretien annuel et l’entretien professionnel, qui doit avoir lieu au moins tous les deux ans.
- Les obligations liées aux postes : sécurité, habilitations, certificats d’aptitude à la conduite d’engins selon les métiers.
- Les changements prévus : nouveau logiciel, nouvel équipement, nouvelle activité.
Ordre de priorité : obligatoire, critique pour l’activité, développement individuel.
Étape 2 : une ligne par action de formation
| Colonne | Exemple |
|---|---|
| Action | Recyclage habilitation électrique |
| Objectif | Habilitations à jour pour tous les techniciens |
| Public et effectif | Techniciens, 10 |
| Modalité | Présentiel, distanciel ou mixte |
| Heures par personne | 14 |
| Organisme ou formateur interne | Organisme externe |
| Dates | Mars |
| Coût | 3 500 € |
| Statut | Prévue, en cours, réalisée, annulée |
Un onglet Présences (une ligne par salarié et par action) enregistre qui a suivi la formation, les heures, l’évaluation et la date d’attestation.
Étape 3 : budget et indicateurs
- Heures totales :
=SOMMEPROD(Plan[Effectif];Plan[Heures]) - Coût par heure de formation :
=SOMME(Plan[Coût])/HeuresTotales - Heures par salarié :
=HeuresTotales/Effectif - Taux de réalisation :
=SOMME.SI(Plan[Statut];"Réalisée";Plan[Coût])/SOMME(Plan[Coût])
Exemple : une PME de maintenance industrielle, 22 salariés
| Action | Effectif | Heures chacun | Heures totales | Coût |
|---|---|---|---|---|
| Recyclage habilitation électrique | 10 | 14 | 140 | 3 500 € |
| Conduite de chariots élévateurs | 3 | 21 | 63 | 2 400 € |
| Prise en main du logiciel de maintenance | 5 | 7 | 35 | 1 200 € |
| Anglais technique | 2 | 30 | 60 | 1 800 € |
| Management d’équipe | 2 | 21 | 42 | 2 900 € |
| Total | 340 | 11 800 € |
Le plan totalise 340 heures, soit environ 15,5 heures par salarié, pour un coût moyen proche de 35 € de l’heure. Les habilitations passent en premier, car elles conditionnent l’intervention sur les installations ; le management d’équipe est l’action la plus chère par personne, justifiée par la nomination de deux chefs d’équipe. Durées et coûts sont indicatifs : ils dépendent des organismes et des référentiels.
Étape 4 : évaluer l’efficacité
Être présent ne veut pas dire avoir appris. Une évaluation en quatre niveaux, inspirée du modèle de Kirkpatrick :
- Satisfaction : questionnaire en fin de formation.
- Acquis : test ou mise en situation.
- Transfert : un à trois mois après, le responsable vérifie la mise en pratique au poste.
- Résultats : l’indicateur qui devait s’améliorer (incidents, délais d’intervention, réclamations).
Mettez à jour la matrice des compétences quand un salarié atteint le niveau visé et, si la façon de travailler change, le mode opératoire concerné.
Organisation et financement
- Croisez les dates avec le planning du personnel et le suivi des congés.
- Évitez les périodes de forte activité.
- Conservez attestations et feuilles d’émargement : elles prouvent que la formation a eu lieu.
Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent solliciter leur opérateur de compétences (OPCO) pour une prise en charge partielle selon les règles de leur branche, et les salariés peuvent mobiliser leur compte personnel de formation. Les conditions évoluent : vérifiez-les auprès de votre OPCO avant de vous engager. Retrouvez d’autres guides dans Organisation et RH.
Questions fréquentes
Plan de formation et plan de développement des compétences, quelle différence ?
Le plan de développement des compétences a remplacé le plan de formation en 2019 ; dans la pratique, les deux termes désignent le même document.
Un plan de formation est-il obligatoire ?
L’employeur a une obligation d’adaptation des salariés à leur poste et doit organiser l’entretien professionnel ; formaliser un plan est le moyen le plus simple de le démontrer.
Comment calculer le coût par heure de formation ?
Divisez le coût total par le nombre total d’heures suivies par l’ensemble des salariés.
Peut-on utiliser Google Sheets ?
Oui. SUMPRODUCT, SUMIF et les listes déroulantes fonctionnent de la même façon.