Tableau Kanban sur Excel : créer un suivi visuel des tâches avec limites d’en-cours

Un tableau Kanban sur Excel affiche vos tâches en colonnes selon leur étape (à faire, en cours, en attente, terminé), pour voir d’un coup d’œil où le travail s’accumule. La méthode la plus fiable consiste à garder une simple liste de tâches comme source et à laisser Excel construire les colonnes du tableau avec la fonction FILTRE : vous changez le statut d’une tâche dans la liste et la carte change de colonne toute seule. Ce guide explique comment le mettre en place, comment fixer des limites de travail en cours et comment mesurer le temps que mettent les tâches à aboutir.

Les principes du Kanban en trois points

• Visualiser le flux : chaque tâche est une carte, chaque étape une colonne.
• Limiter le travail en cours : on fixe un nombre maximal de cartes dans la colonne « En cours ». On finit avant de commencer autre chose.
• Améliorer en continu : on observe où les cartes restent bloquées et on corrige le processus.

Le Kanban convient particulièrement au travail continu (marketing, support, maintenance, production de contenus), là où un diagramme de Gantt convient mieux aux projets à date de fin fixe avec des dépendances.

Étape 1 : la liste de tâches source

Créez un tableau (Insertion > Tableau) nommé Taches avec ces colonnes :

Les listes déroulantes (Données > Validation des données > Liste) sont indispensables : une faute de frappe dans le statut ferait disparaître la carte du tableau.

Étape 2 : générer les colonnes du tableau avec FILTRE

Sur un deuxième onglet, écrivez les titres des colonnes en ligne 1 (À faire, En cours, En attente, Terminé). Sous chaque titre, une seule formule affiche les tâches correspondantes. En paramètres régionaux français, les arguments sont séparés par un point-virgule :

=FILTRE(Taches[Tâche]&" – "&Taches[Responsable];Taches[Statut]=A$1;"")

Recopiez la formule sous chaque titre de colonne. Pour trier les cartes par priorité puis par échéance dans chaque colonne, combinez FILTRE avec TRIERPAR (disponible dans Excel pour Microsoft 365 et Excel 2021). Dans Google Sheets, les fonctions s’appellent FILTER et SORT et s’utilisent de la même manière.

Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour que les cartes ressemblent à des cartes : bordure, fond clair, et une couleur différente pour les tâches à priorité haute (la règle peut chercher le texte de la tâche dans la liste source avec NB.SI.ENS).

Étape 3 : les limites de travail en cours

Dans une cellule au-dessus de la colonne « En cours », indiquez la limite, par exemple 2 tâches par personne, soit 8 pour une équipe de quatre. Juste à côté, comptez les tâches en cours :

=NB.SI(Taches[Statut];"En cours")

Une mise en forme conditionnelle passe l’en-tête en rouge quand le compte dépasse la limite. Pour suivre la limite par personne, utilisez =NB.SI.ENS(Taches[Statut];"En cours";Taches[Responsable];"Claire") dans un petit tableau à côté du Kanban. Quand une colonne est pleine, l’équipe aide à terminer une tâche au lieu d’en démarrer une nouvelle.

Étape 4 : alertes d’échéance

Ajoutez dans la liste source une colonne « Jours restants » :

=SI([@Statut]="Terminé";"";[@Échéance]-AUJOURDHUI())

et colorez en rouge les valeurs négatives, en orange celles inférieures à trois jours. Un filtre sur cette colonne donne la liste des urgences pour la réunion du matin.

Étape 5 : mesurer le temps de cycle

Le temps de cycle est la durée entre le début et la fin d’une tâche : =SI([@[Date de fin]]="";"";[@[Date de fin]]-[@[Date de début]]). La moyenne du mois, calculée avec MOYENNE.SI.ENS sur les tâches terminées, montre si l’équipe gagne en fluidité. Si le temps de cycle augmente alors que le nombre de tâches terminées reste stable, regardez la colonne « En attente » : c’est souvent là que le travail se bloque (validation, information manquante, dépendance externe).

Exemple : équipe marketing de quatre personnes

Trois tâches en cours pour une limite de huit : l’équipe a de la capacité, mais deux tâches attendent quelqu’un d’extérieur. L’action utile de la semaine est de relancer les validations, pas de démarrer de nouvelles tâches.

Sans Microsoft 365 : la version manuelle

Si votre version d’Excel ne dispose pas de FILTRE, vous pouvez utiliser un filtre automatique sur la liste source par statut, ou un tableau croisé dynamique avec le statut en colonnes et les tâches en lignes. Autre solution : passer le fichier sur Google Sheets, où FILTER est disponible gratuitement.

Kanban, liste de tâches et OKR

Le Kanban montre l’état du flux de travail. La liste de tâches Excel reste la source de vérité, le planning de projet organise les jalons, et le tableau OKR relie les tâches aux objectifs du trimestre. Si vous préférez un outil où les cartes se déplacent par glisser-déposer, voyez notre guide du template Notion de gestion de projet. Tous les guides sont dans la rubrique Gestion de projet.

Questions fréquentes

Peut-on déplacer les cartes par glisser-déposer dans Excel ?

Pas de façon native. Avec la méthode décrite ici, on change le statut dans la liste source et la carte se déplace automatiquement, ce qui évite les doublons et les cartes perdues.

Combien de colonnes prévoir ?

Quatre suffisent pour commencer. Ajoutez une colonne seulement si une étape réelle de votre processus le justifie, par exemple « En relecture » pour une équipe de contenu.

Quelle limite de travail en cours fixer ?

Une à deux tâches par personne est un bon point de départ. Ajustez après quelques semaines selon le temps de cycle observé.

Le modèle fonctionne-t-il sur Google Sheets ?

Oui, avec FILTER, SORT et COUNTIF à la place de FILTRE, TRIERPAR et NB.SI. Le partage en temps réel y est même plus simple pour une équipe.